Как начать работу в Битрикс24

Первые шаги: регистрация и настройка портала

Итак, для начала нужно зарегистрироваться на портале . По умолчанию всем клиентам предоставлен бесплатный тариф «Проект», но если вы хотите использовать все возможности сервиса, подключите тарифы «Команда» или «Компания» в разделе «Лицензия». Если перед покупкой вы хотите протестировать портал, подключите его демо-версию и пользуйтесь всеми возможностями, которые есть в верхнем тарифе, бесплатно — в течение месяца.

Следующий шаг – регистрация пользователей и отражение структуры компании на портале (раздел «Компания» — вкладка «Структура компании»). Очень важно четко отразить структуру так, как она есть – это поможет правильно распределить права и обязанности всех пользователей. Для начала достаточно указать руководителя компании и перечислить все подразделения. Добавить подразделение просто – достаточно кликнуть по кнопке в верхней части страницы раздела. Каждому новому подразделению нужно дать название и занести туда сотрудников, а также назначить руководителя. Сотрудников можно «перетаскивать» из одного подразделения в другое с помощью «мыши».

После того, как вы создали структуру компании, нужно настроить сам портал. Для этого необходимо перейти в раздел «Настройки портала» и указать название компании, которое будет отображать в логотипе (в шапке в левом верхнем углу), электронную почту, формат времени и даты, рабочий график (есть только в платном тарифе и в демо-версии). Здесь же можно отключить возможность писать в «Живой ленте» для всех сотрудников, оставив ее лишь некоторым пользователям. Еще одна настройка, на которую нужно обратить внимание – отключение сервисов, которые не будут использоваться в компании. Наконец, в этом же разделе , при необходимости, устанавливается ограничение для входа на портал по IP-адресу.

Загружаем документы для работы

Теперь нужно загрузить документы, с которыми будут работать ваши сотрудники. Если документов немного, можно загрузить их с помощью инструмента «Битрикс24.Диск» (раздел «Мой Диск»). Загрузить файлы можно также в разделе «Компания» — вкладка «Общий диск»: здесь удобно хранить образцы заявлений, договоров, записи телефонных разговоров и т.п. Но если документов много, проще установить фоновое приложение и подключить его к своему порталу. Тогда сервис сам синхронизирует файлы на вашем компьютере (не все, а только те, которые помещены в указанную вами папку) с теми, что хранятся на портале — и вы сможете работать с любыми документами, не загружая их.

Списки контактов, с которыми вы работаете, загружаются в разделе «CRM». Их можно импортировать из своего почтового клиента, из файла формата «.csv», а также из таблицы «Excel». Наконец, контакты можно загрузить из других CRM, используя партнерские приложения (их можно выбрать в разделе «Приложения»). Если контактов немного, проще занести их вручную с помощью кнопки «Добавить контакт» в разделе «CRM».

Скорее всего, у сотрудников вашей компании запланированы встречи и другие события. Если до этого вы вели общий календарь компании, можно перенести данные из него в инструмент «Календарь». Сделать это можно, кликнув по значку с шестеренкой в верхней части раздела «Календарь». Новые события можно заносить непосредственно в разделе с помощью инструмента «Планировщик задач», выбирая не только дату и время события, но и его участников. В «Планировщике задач» можно выбрать время, когда все участники события будут свободны, запросить от них подтверждение участия и настроить напоминание о событии.

Тонкости работы с «Битрикс24»

• Чтобы в «Структуре компании» перенести сотрудника из одного отдела в другой, нужно нажать Shift и перетащить сотрудника «мышью»;

• Администратор портала видит всю информацию, кроме приватной переписки пользователей;

• Есть ограничения на объем загружаемых данных по тарифам: для тарифа «Проект» – 5 Гб, для тарифа «Команда» — 100 Гб;

• Пространство для хранения данных можно арендовать (информация о стоимости в разделе «Лицензия»);

• Доступ к разделу «CRM» можно ограничить (вкладка «Настройки» — «Права доступа»);

• «Коробочная» версия «Битрикс24» — разновидность сервиса для компаний, которые не могут позволить себе хранить данные на удаленных серверах;

• Удалить сотрудника из списка можно, выбрав пункт «Уволить» в контекстном меню (чтобы вызвать его, достаточно кликнуть правой кнопкой по карточке сотрудника);

Устанавливаем связь с миром: инструменты «Телефония» и «Почта»

После того, как вы сделали основные настройки, добавили пользователей и распределили их роли, самое время освоить инструмент «Битрикс24.Телефония». Для этого нужно зайти в раздел «Телефония», открыть вкладку «Настройки» и выбрать один из трех вариантов:

• Привязать свой телефонный номер к порталу, чтобы с него можно было звонить из браузера;

• Арендовать городской или федеральный номер. К нему можно будет приставлять добавочные номера для сотрудников, настраивать переадресацию на другие номера, в т.ч. мобильные, проверять номер по базе CRM во время звонка (когда вы звоните клиенту, зарегистрированному в базе, будет открывать его карточку);

• Если у вас уже есть АТС, можно подключить ее к , и пользоваться всеми возможностями, которые дает инструмент «Телефония».

Чтобы настроить электронную почту компании, зайдите в раздел «Почта». На почтовом сервере компании нет ограничений по количеству места, зато есть антивирус и антиспам. Если у вашей компании еще нет адреса электронной почты, то можно зарегистрировать его здесь, используя домен @bitrix24.ru. Можно выбрать свое название домена, и зарегистрировать в почтовый ящик с ним. А если вы используете внешний почтовый сервис и не хотите от него отказываться, то просто интегрируйте его с .

CRM Битрикс 24: Тарифы

Тарифы – это первое, с чем сталкивается каждый пользователь при выборе CRM системы. И первое, с чем нужно определиться, это какой из вариантов Битрикс 24 вам подойдет:

• работа «в облаке»;
• коробочное решение.

Работа «в облаке» — это покупка Saas-решения, при этом вы оплачиваете доступ к системе, а вся работа ведется на серверах компании Битрикс 24.
Коробочное решение – это вариант покупки программного продукта Stand-Alone, т.е. вы покупаете программное обеспечение для установки на собственный сервер.

Как видите, вы можете выбрать любой из тарифов, даже бесплатный. В него также включена CRM. Конечно, все мы понимаем, что это просто маркетинговый ход, и бесплатная CRM является таковой просто потому, что она – неотъемлемая часть системы.
А потому важно помнить, что на самом деле вы получаете не просто CRM, но еще много других возможностей, т.е. вам под видом CRM продают гигантскую корпоративную систему.
Важно: если вы заинтересовались бесплатным тарифом, нужно помнить, что он является, скажем, условно-бесплатным. Определенные услуги вам придется оплачивать даже в рамках бесплатного пакета, например, исходящие звонки. А, скорей всего, в итоге вы будете вынуждены перейти на платный тариф. Где и какие платежи, и «подводные камни» Битрикс 24 прячет от будущих клиентов, я расскажу ниже.
И все же, вы можете в любой момент времени пройти регистрацию, выбрать бесплатный тариф и начать пользоваться системой как в ознакомительных целях, так и для реального бизнеса.

CRM Битрикс: общие сведения

Для начала важно понимать, как я уже говорил, что CRM устанавливается как один из компонентов общей корпоративной системы Битрикс 24. А потому, когда вы заходите в рабочую область пользователя (в «облаках» или на своем сервере после установки), вы не сразу попадаете в CRM-окружение, а видите общие инструменты портала. Это сбивает с толку и вызывает массу сложностей.
Окружение, которое отображается на стартовой странице, состоит из таких компонентов:

• Мой диск
• Сообщения
• Календарь
• Задачи
• Лента и т.д.

Таким образом, после входа в систему пользователь видит перечень функций, которые напрямую не связаны с CRM. Да, они также нужны при определенных условиях, но для пользователя CRM не являются основными инструментами.
Как я уже писал, CRM является частью глобальной корпоративной системы Битрикс 24, и после установки запускается основная система со всеми возможностями, и только потом вы можете перейти непосредственно к работе с CRM. В таком подходе есть свои плюсы и минусы.

Несколько слов о программном обеспечении Битрикс 24

В этой статье у меня нет цели делать обзор всего программного комплекса Битрикс 24, для меня здесь важнее всего – CRM Битрикс 24. Но, так как купить можно только продукт целиком, отдельно CRM Битрикс 24 не предлагается, то я считаю правильным рассмотреть Битрикс 24 в целом.
Если большинство CRM-систем являются небольшими и простыми в настройке SAAS-решениями, то Битрикс 24 – это целый портал. И как для пользователя, так и для администратора, здесь имеется большое число функций, которые для работы с CRM не нужны. Например, в Битрикс 24 администратор получает доступ и настраивает такие вещи, как документооборот, фотогалерея, проактивная защита и т.д. В результате процесс внедрения также заметно усложняется.
С одной стороны, широкие возможности – это мощно, интересно. С другой – это сложно и для пользователя, и для администратора.
Казалось бы, можно просто не пользоваться тем, что не нужно. Но в момент внедрения сказать, что будет нужно, а что – нет, очень сложно. А если внедрением занимается человек, который не является опытным специалистом по всему порталу Битрикс 24, то выбрать нужное становится еще сложнее.
Например, упомянутая мною выше проактивная защита. Если предлагается какая-то защита, значит, есть какая-то опасность? Надо ее включать или нет? Или документооборот: настраивать или нет? Будут ли пользователи с ним работать? Вроде как для CRM-системы он не нужен, но ведь возможность будет на виду, клиенты могут начать пользоваться и в результате возникнет негатив от того, что «программа не работает». И таких вопросов в процессе настройки возникает очень много.

Структура CRM Битрикс 24

Наконец, давайте перейдем к работе непосредственно с CRM Битрикс. Каким образом происходит работа в этой системе?
Последовательность действий в продажах обычно выглядит следующим образом:

• Регистрируется лид. Т.е. в систему приходит запрос о желании совершить покупку. Этот запрос, а также контактные данные потенциального клиента регистрируются, и менеджеру отправляется уведомление (в системе и/или по почте).
• Формируется потенциальная сделка, на основе которой можно сформировать счет, можно отправить коммерческое предложение.
• После получения согласия клиента в момент продажи или заключения договора, на основе лида создается контакт.
• Для этого контакта оформляется продажа, проводятся отгрузка и оплата.
• Сделка закрывается.

Потенциальная сделка: особенности оформления

Сделка в этой CRM системе удобна и понятна пользователям. При ее создании мы можем помимо каких-то произвольных полей, добавить прямо в этот документ еще и товары. Такая возможность предусмотрена далеко не в каждой CRM системе.
В Битрикс 24 вы можете в процессе общения с компанией создать Сделку и зафиксировать в ней, какие товары были предложены и по какой цене. Важно не путать Сделку и Счет. Счета выписываются отдельно, причем, их возможно сформировать на основе Сделки, а не только создать вручную. А в сделке просто фиксируются все договоренности предварительно: товары, объемы, цены.
Примечание. Я считаю наличие в системе и Сделки, и Счета – дублированием в цепочке. Для фиксации договоренностей достаточно Сделки, это логичный и понятный сотрудникам любой компании подход. А счета, которые все равно приходится создавать вручную, лучше оформлять в 1С или другой системе учета, которой вы пользуетесь. Возможно, мое мнение спорное, но практика показывает, что по описанной мною схеме работают очень многие, а потому такой подход был бы актуальным для бизнеса.

Отчеты

Отчеты – это важная часть в любой CRM-системе. Успешные продажи во многом зависят от своевременного контроля работы менеджеров, которая обычно осуществляется на основе отчетов.
В CRM Битрикс отчеты, с моей точки зрения, оказались одним из самых слабых мест. Перечень готовых отчетов очень мал, большинство из них – малоинформативные. Также существует конструктор отчетов, который предназначен для создания собственных вариантов отчетности, но он также очень ограничен в плане возможностей. Из-за ограниченного перечня настроек новые отчеты будут во многом дублировать стандартные, а возможность внедрения серьезной аналитики в CRM Битрикс не предусмотрена.

Воронка продаж

Воронка продаж – это отчет, который даже в меню системы вынесен отдельно, так как он наиболее востребован в текущей работе любого отдела продаж.

Воронка продаж – это некая диаграмма, которая демонстрирует динамику и процент сделок по статусу: от тех, которые находятся в финальной стадии (продажа) до тех, которые еще находятся в самой первой начальной стадии (получен лид, первые звонки).

Оформлен отчет также аккуратно, информативно, хотя гибкости настройки и этому отчету также недостает, настойки и здесь реализованы слабо. Впрочем, этот отчет стандартен, и что-то особенное в нем придумать сложно.

Товарная база

В CRM Битрикс имеется собственная база товаров и услуг, которые впоследствии могут использоваться в Сделках, Счетах и Предложениях. Реализация товарной базы удобная, во многом похожа на реализацию Лидов, Контактов и Клиентов, т.е. также есть обязательные и настраиваемые поля, что удобно для работы с разными типами товаров и услуг.
Я считаю такую базу неплохим решением. Все же один раз заполнить перечень товаров и потом им пользоваться – это действительно быстро и привычно для большинства компаний.
Важно! Помните, что при работе с товарами важно видеть не просто стандартный перечень номенклатуры, но товары на остатках, зарезервированные товары, заказанные поставщику, отсутствующие. Эти данные в CRM Битрикс отсутствуют. А потому товарную базу CRM-системы имеет смысл использовать для фиксирования заявок (пожеланий) клиента. А счета и другие документы выписывать уже в той системе учета, которой вы пользуетесь, где точно есть все остатки, резервы, актуальные цены и т.д.
Например, счет покупателю обычно выписывают на основе документа Заказ в 1С, который обязательно резервирует товар на складе для клиента. А если выписать этот же счет в CRM, товар не будет зарезервирован, и у вас постоянно будут возникать накладки с товарными остатками (вы будете получать оплату за товарные позиции, которые отсутствуют на складе).

Данные, участвующие в обмене

Как правило, решение стоящих перед бизнесом задач возлагают на несколько приложений. К примеру, 1С:Бухгалтерия разработана для учета и отчетности, 1С:УТ для заказов поставщикам и управления складскими запасами, а Битрикс24 для автоматизации CRM – для работы с клиентами, витриной, товаром, инструментарий корпоративного портала нужен для формирования информационного пространства и связи между работниками и т.д. При этом, чтобы не вводить дважды одни и те же данные в разные системы, нужно провести их интеграцию. Поэтому приложения от 1С интегрируют с Битрикс24. Какими данными будут обмениваться системы, зависит от самих систем.

Например, в обмене между 1С:Бухгалтерия и Битрикс24 принимают участие данные:

• Синхронизируются товары, комплекты, изображения, единицы измерения. Для такого подхода стоит использовать одностороннюю загрузку из приложения 1С в Битрикс24;
• Обмен контрагентами (контактами и предприятиями). Также стоит использовать одностороннюю выгрузку, но можно рассмотреть и вариант двусторонней интеграции;
• Выгрузка заказов, выставленных счетов, сделок, услуг и товаров;
• Синхронизация работников компании, кадровых перемещений, заработной платы.

Битрикс24 поддерживает синхронизацию вышеописанных данных с такими продуктами 1С, как:

• 1С:Управление торговлей (версия не ниже 10.3).
• 1С:Управление производственным предприятием (версия не ниже 1.3).
• 1С:Комплексная автоматизация (версия не ниже 1.1).
• 1С:Управление небольшой фирмой (версия не ниже 1.5).
• 1С:ERP Управление предприятием (версия не ниже 2.0).
• 1С:Бухгалтерия предприятия (версия не ниже 3.0).

Каждый продукт 1С имеет свои тонкости обмена, о которых нужно помнить. Например, 1С:Бухгалтерия позволяет синхронизировать счета, 1С:Управление торговлей реализовывать загрузку заказов, а 1С:УНФ — и то, и другое.

Какие задачи решает интеграция?

Интеграция 1С с Bitrix24 помогает бизнесу решить 2 глобальные задачи:

• Синхронизировать выставленные счета. Менеджеру нужно всего лишь выставить счет через систему управления сайтом в аккаунте клиента или в карточке заказа, а 1С автоматически получает эти данные в виде нового заказа, имеющего конкретный статус. Как только клиент оплатит свой заказ, данные об этом автоматически примет Битрикс24, и статус заказа будет изменен в обоих приложениях.
• Синхронизировать товары. Товары из 1С отправляются в Битрикс24, как правило, в одностороннем порядке — номенклатура всегда ведется на стороне 1С. Если ее вносят вручную, появляются некоторые ограничения, например, нельзя узнать о количестве остатков товара, нет распределения продукции по стоимости, нельзя прочитать параметры конкретного продукта.

Интеграция 1С с интернет-магазинами — все вопросы возьмем на себя!

С помощью Битрикс24 можно подключить триадную интеграцию: сайт — система управления сайтом — система ведения отчетности. Используя такой подход, можно видеть остатки товаров, хранящиеся на складе, прямо в CRM через модель «Сделка», которая напрямую связана с самим сайтом. После клика по «Сделке» открывается бэк-офис магазина, а сам заказ можно оформить в панели управления, где и видны остатки товара. Благодаря этому:

• Менеджеры прямо в CRM видят информацию по счетам;
• Менеджеры оперативно работают с ассортиментом товаров и их ценами;
• Все контактные данные и данные о дочерних компаниях синхронизированы;
• Директора получают отчеты в CRM, не открывая 1С.

Модуль «1C:Синхронизация Битрикс24»

В 1С есть «штатный» модуль синхронизации сделок, заказов, товаров и т.д.

Разберемся с ним по пунктам:

• Настройка синхронизации с Битрикс24. Содержит все главные настройки синхронизации;
• Добавить на начальную страницу. Приложение можно добавить в левую или правую колонку на главной странице продукта 1С;
• Идентификаторы Битрикс24. Открывает окно, где содержится информация по синхронизированным данным;
• История синхронизаций. Открывает историю обмена данными;
• Зарегистрированные изменения. Показывает данные, которые уже выгружены для будущего обмена;
• Выполнить синхронизацию изменений. Активирует обмены данными в режиме изменений;
• Выполнить полную синхронизацию. Синхронизирует все объекты;
• Запустить режим реального времени для Битрикс24. Это меню активно, если ранее в настройках было выбрано «В режиме реального времени».

Активирует синхронизацию с Битрикс24 и переводит ее в режим ожидания до момента появления новых изменений.

Учет рабочего времени

Система учета рабочего времени в «Битрикс24» повышает дисциплину без создания напряжения в компании. Она позволяет отмечать начало и конец рабочего дня, перерывы, отсутствия, быстро планировать встречи в календарях и задачи на день. На основе этих данных формируется отчет по рабочему времени каждого сотрудника. Кроме этого, вы можете учитывать затраты времени на выполнение задач.

Планировщик событий

Планировать события очень удобно и, к тому же, делать это можно с учетом занятости сотрудников. Инструмент «Планировщик событий» не только время подбирает, оптимальное для всех предполагаемых участников собрания, но даже нужную переговорную бронирует — автоматически!
Теперь вы сразу можете переходить к Планировщику событий, после того, как составили список участников встречи. Прямо в Планировщике событий вы можете настроить все: определиться с местом этой встречи, подобрать время, когда нужная переговорная не занята, выбрать «окно», когда все участники свободны, вставить описание события и текст приглашения. И, что самое главное, все это происходит визуально — перед вашими глазами!

Собрания и планерки

Планерка – дело святое В «Битрикс24» есть простой инструмент, позволяющий многократно повысить эффективность проведения внутренних встреч – «Собрания и планерки». Он включает в себя возможность приглашения участников встречи, автоматической рассылки повестки, постановку времени собрания в личные календари, рассылку результатов обсуждения, постановку задач по итогам совещания. Вся информация сохраняется в истории, обеспечивая «прозрачность» в рабочих коммуникациях.

Бизнес-органайзер

Работа сотрудников в одной информационной среде позволяет ускорить их взаимодействие. Легко планируются совместные действия, обсуждаются проблемы и достигаются решения.

Для этого служат несколько инструментов:

• Инструмент «Событие» — позволит быстро оповестить всех участников события и выбрать удобное время для его реализации.

«Событие» в распорядке дня работника

• Инструмент «Мои задачи» отражает список всех задач. Изменяя режимы настройки, можно настроить наиболее удобным образом форму показа состава задач и сроков реализации. Например, режим «Гант» покажет временную шкалу и обозначит, какие задачи приближаются к конечной дате выполнения. Вкладка «Календарь» отразит загрузку по дню в привычной форме календаря.

«Календарь» с отражением нагрузки

Самостоятельное управление рабочим временем

Учет времени в Битрикс 24 включает систему гибкого планирования. Сотрудники могут самостоятельно отмечать рабочие и нерабочие часы. Это помогает управлять дисциплиной без навязчивого контроля. Вся внесенная информация собирается в итоговые отчеты и доступна руководству в любой момент.

Инструмент, позволяющий планировать рабочее время, называется «Рабочий день». Работник запускает данную функцию при приходе на работу и сам устанавливает время перерыва и завершение рабочего дня. Если необходимо выполнять задачи вне офиса, это можно отметить как «событие вне офиса».

Отметка сотрудником времени работы в Битрикс24

Онлайн тайм-менеджмент

В современных компаниях часть сотрудников может работать удаленно. Нередко и руководители управляют бизнесом на расстоянии. Решение Битрикс24 по управлению временем позволяет работать с ним вне офиса — удаленные работники также подключаются к системе и отражают в ней свои задачи и трудозатраты. Им доступны все указанные инструменты, а при необходимости можно ограничить доступ к ряду корпоративных разделов, не связанных с учетом рабочего времени

Для полноценной работы по управлению рабочим временем сотрудников, Битрикс предлагает несколько вариантов отчетов:

• По задачам — из панели «Задачи и проекты» — «Отчеты». Здесь можно сформировать отчеты в различных разрезах: завершенные, занятость по проектам, ресурсные затраты;
• По времени — из панели «Время и отчеты». Будут доступны отчеты по графику отсутствий, планерках, рабочему времени.

При этом, доступ к разного рода отчетам будет различаться в зависимости от тарифа Битрикс24. Купив и настроив коробочную версию Битрикс24 можно получить любые виды отчетов, включая их интеграцию с данными из 1С и другими учетными системами.

Внедрение для планирования и контроля

Другой частый сценарий использования портала – контроль над всеми процессами в компании. Постановка задач, делегирование, комментирование, назначение ответственных, дедлайны, время выполнения и напоминания – это всё из этой серии. Очень полезная вещь, когда вы хотите сделать работу в компании прозрачной и понятной для каждого. Тогда сразу видно, кто чем занят, сколько времени он на это тратит и какой показывает результат.

Самый простой сценарий использования задач – ставить их самому себе (и иногда другим), чтобы что-то не забыть сделать. Потом можно чаще ставить задачи другим, начать отписываться о ходе работ в комментариях, затем прикладывать в них файлы с нужными данными. Это несложно, но тоже требует первоначального внедрения и настройки портала.

Другая ситуация: в компании уже есть налаженные бизнес-процессы по задачам и нужно перенести всё движение по ним в Битрикс24. Тут уже будет нужно деление на группы, назначение прав, правила постановки и шаблоны задач, отчёты об эффективности по отделам и конкретным людям и так далее. Как видно, инструмент один, но решает совершенно разные проблемы. Опять же, всё зависит от той проблемы, которую нужно решить внедрением.

По отчётам легко понять, кто чем был занят и на что тратил своё время.

Задачи — очень мощный инструмент. Он работает на многих уровнях, вне зависимости от их сложности. Если внедрить Битрикс24 для работы над задачами и проектами в компании, то сразу будет понятно, кто что делает, и сколько времени на это уходит.

Облако или коробка

Даже сами официалы из компании-разработчика Битрикс24 говорят, что лучше выбрать облачное решение. Это дешевле, стабильнее и надёжнее с точки зрения доступа к данным.

Зато с коробкой вы получите полный контроль над тем, что можно настроить в портале. А настроить всегда хочется по максимуму под свои задачи.

У каждого решения есть свои плюсы и минусы, давайте подробнее поговорим про оба варианта.

Зачем нужно облачное решение?

У облачного решения есть один огромный плюс: не нужно ничего дополнительно устанавливать на компьютеры, всё работает из любой точки мира, где есть интернет. Вы просто заходите через браузер в свой портал и работаете, главное, чтобы был доступ к сети. Все ваши данные всегда у вас под рукой, к ним можно получить доступ в любой момент.

Обновления вы тоже получаете по сети, автоматически. Как только прошли какие-то улучшения во внешнем виде портала или добавились новые функции – это сразу становится вам доступно. Не нужно ничего ставить отдельно и следить за обновлениями вручную. Если у вас облако, можете быть уверены, что у вас последняя, самая актуальная версия Битрикс24.

Стоимость лицензии на облако – от 990 рублей в месяц. Если сложить все возможные затраты на обновления, сопровождение и добавление новых функций, то выйдет существенно дороже.

Ещё облачные версии отличаются функционалом. Бесплатная подойдёт вам, если вы только начинаете работать как компания и у вас нет денег даже на лицензию. Она полностью рабочая, но полноценно её использовать сложно, в ней много ограничений в CRM и в настройках. Если нужна CRM в полноценном виде или у вас до 24 человек в команде, можно использовать тариф «Проект+». Автоматизация начинается с тарифа «Команда», но тоже с некоторыми ограничениями. Если нужен учёт рабочего времени, автоматизация бизнес-процессов и вообще все функции Битрикс24, то это уже тариф «Компания».

Но есть и минусы. Вы не сможете тонко настроить в портале то, что вам может понадобиться. Использовать можно только штатный функционал. Если там будет то, что вам нужно, отлично, если нет – ничего не поделаешь, используем как есть.

Облачные решения прекрасно подходят для быстрого старта. Их просто внедрять и нет затрат на поддержание их работоспособности. Но глубоко настроить систему тоже не получится.

А для чего нужна тогда коробка?

Есть 2 глобальных причины ставить коробочную версию портала Битрикс24. Это хранение всех данных внутри компании и полный контроль над всеми настройками и доработками. Если оба эти параметра для вас некритичны, лучше выбрать облако, оно намного проще в обслуживании. Давайте разберём каждую из причин.

Хранение данных внутри компании. Если вы беспокоитесь за конфиденциальность данных, о коммерческих секретах в портале и о том, чтобы никто кроме ваших сотрудников не имел к ним доступ, даже в теории, тогда это однозначно для вас. В коробке вы сами выбираете, где хранить данные физически, кто будет иметь полный доступ к ним. Этот вариант также подходит тем компаниям, в которых установлен высокий уровень IT-безопасности.

Полный контроль над доработками портала. Так как Битрикс в этом случае ставится на ваш сервер, то вы получаете доступ к тому, как устроен портал изнутри. Вы можете добавлять любые модули, наращивать функционал и вносить улучшения в уже работающую систему. В коробочной версии можно сделать почти всё, весь вопрос будет в деньгах и сроках.

Редакций коробки по сути две. Это CRM и корпоративный портал. Первая – это упрощённая версия коробочной версии, там 12 сотрудников и есть некоторые ограничения по функционалу (документооборот, нет внешних пользователей и т.д.). Вторая – полноценная система Битрикс24, ценник на которую увеличивается в зависимости от количества пользователей. Чем больше сотрудников будет работать, тем дороже.

Минусов тоже два. Вам понадобится отдельный сервер, на котором будет работать Битрикс24 (и, возможно, отдельный человек, который будет следить за работоспособностью сервера) и относительно высокая стоимость лицензии (от 59 000 р. за чистую CRM в коробке до 699 000 р. за Энтерпрайз-версию).

Коробочная версия нужна для тех компаний, где есть уже либо требования по безопасности, либо по контролю. Она сложнее и дороже облака, но и позволяет существенно больше. Если вам до сих пор неясно, нужна ли вам коробка — берите облако.

Этапы внедрения

Есть общая схема внедрения Битрикс24, которая почти не зависит от задач, которые нужно решить. Почти – потому что всегда есть исключения, например, человек исполнителя на несколько недель как будто переходит на работу к клиенту и полностью руководит там процессом настройки и обучения. А в целом схема выглядит так.

1. Выяснение потребностей. Исполнитель задаёт много вопросов клиенту чтобы понять, а что же именно нужно решить, какие есть проблемы и пожелания.
2. Разработка технического задания. Решение любой задачи начинается с её осмысления и уточнения исходных данных. Те требования, которые выдаются клиентом, обычно формулируются в виде общих фраз.Перевести требования на язык предметной области, сформулировать задачу максимально полно и грамотно, обосновать необходимость её решения, это одна из целей ТЗ. Другая, и основная, цель – дать понять как клиенту, так и исполнителю, где начинаются и где заканчиваются работы; что будет реализовано при внедрении, а что нет; каким образом будет осуществляться приемка и тестирование.
3. Согласование сроков и стоимости. Когда есть чёткое понимание, что и как должно быть сделано, легко понять, сколько это стоит и когда будет готово. Если обе цифры устраивают всех – переходим на следующий этап.
4. Техническая настройка портала. Здесь идёт основная работа с технической точки зрения – готовится структура, настраиваются карточки, документы, почта, телефония, автоматизация и прочие нужные клиенту вещи.
5. Обучение. Когда всё настроено, исполнитель учит клиента работать с порталом и показывает, как в нём решать нужные задачи. Сюда же входят и методические материалы, регламенты и другие документы по работе с порталом.
6. Повторное обучение. Очень важный этап, подробнее о нём – в следующем разделе.

Всё внедрение делается только по договору, без серых схем оплаты. Это исключает неясности и нечёткое описание задач.

Обе стороны должны договориться о сроках и стоимости каждого этапа работ. Это нужно, чтобы все понимали, как будет проходить внедрение, кто за что отвечает и как будет выглядеть конечный результат.

Зачем проводить обучение второй раз?

Когда проходит первый этап обучения – а длится он часа 3-4, достаточно много – то кажется, что всё достаточно просто. Вроде как понятно, что из чего следует, как нужно оформлять задачи или как правильно заполнить карточку компании. Это ощущение возникает от того, что у обучающего всё получается быстро, ловко и просто, глядя на него непонятно, как можно вообще работать неправильно в этой системе. Но это ложное ощущение.

Как только работники остаются один на один с порталом, начинаются вопросы. Кто-то забыл, как входить в него, у кого-то не получается делегировать задачу, а у некоторых меню и общий вид портала немного не такие, как показывали при обучении. Это нормально, так и должно быть, когда от теории переходишь к практике. Когда нет вопросов в самом начале, это тревожный знак, значит системой почти не пользуются и заходят туда для галочки.

По нашему опыту, всю следующую неделю после внедрения каждый сотрудник должен записывать себе все вопросы, которые появились у него при работе с порталом. Неважно, какие они будут, совсем простые или сложные, главное, чтобы они были. Потом мы их собираем, сортируем, выделяем общие и частные вопросы и назначаем вторую встречу со всеми. На ней мы только отвечаем на вопросы, это, примерно, ещё 2-4 часа. И только после этого этапа все более-менее начинают работать в Битриксе без боязни сделать что-то не так или без понимания, как это сделать.

После первого обучения всем кажется, что всё понятно, но, обычно, это не так. Если поработать неделю самостоятельно с порталом, обязательно будут вопросы, как сделать то или другое. Это самые важные вопросы и ответить на них нужно обязательно. Тогда дальнейшая работа в Битрикс24 будет намного проще.

Пригласить по e-mail

Если вы хотите пригласить на ваш Битрикс24 какого-то определенного человека, то отправьте ему приглашение прямо на почту.

На указанный e-mail придет приглашение со ссылкой, и человеку нужно будет пройти по ней и авторизоваться на вашем Битрикс24.

Здесь вы можете сразу определить в какой отдел и рабочие группы будет добавлен новый сотрудник.

На всех коммерческих тарифах также есть возможность поменять Текст приглашения, чтобы отправить пользователю индивидуальное сообщение

На тарифах Команда и Компания есть возможность пригласить не сотрудника, а внешнего пользователя (например, кого-то из ваших подрядчиков, с кем вы вместе работаете над проектом). Он будет ограничен в правах доступа, но сможет принимать участие в работе в рамках экстранет-группы.

Зарегистрировать

Вы можете самостоятельно зарегистрировать нового сотрудника на вашем Битрикс24. Это особенно полезно, если вы хотите сразу создать для него ящик в вашей корпоративной почте.

Введите почту, на которую будет отправлены все данные для входа. Либо создайте новый корпоративный ящик, с помощью которого сотрудник сможет зайти на ваш Битрикс24. Придумайте для него пароль, а после входа сотрудник сможет его поменять.

Здесь же укажите как зовут нового сотрудника, а также его будущую должность в компании.

Ввод данных о всех компаниях и контактах внутри данных компаний (в карточках)

Для создание новой компании перейдите в вкладку «CRM»

Далее перейдите в вкладку «Компании»

• Далее нажмите на кнопку «добавить компанию»

• Заполните все пустые строки в карточке компании и нажмите кнопку «сохранить»
• Тоже действие можно проделать с Контактам

Что происходит при входящем звонке от нового клиента?

• При входящем звонке от нового клиента создается новый ЛИД. Просмотреть его можно в CRM-> Лиды
• Прослушать разговор вы сможете, открыв Лид

Что происходит при входящем звонке от уже введенного в систему клиента?

• Данный разговор записывается в карточку клиента, который уже заведен в базу, и прослушать его можно если перейти в его карточку

Перехват звонков, переадресация, конференц звонок

• Для перехвата звонков нажмите *11 или позвонить на номер 40
• Для перевода звонка с голосовым уведомлением нажмите * внутренний номер и #, например: *101#
• Альтернативный вариант: Для выполнения перевода звонка необходимо нажать клавишу Xfer, набрать номер абонента на которого выполняется перевод и завершить набор нажатием клавиши Xfer. Дождавшись соединения и надписи на экране «положите трубку» – перевод будет выполнен
• Для организации конференции, позвоните первому абоненту и нажмите на соответствующую кнопку под дисплеем телефона («Конф»), далее наберите номер телефона следующего абонента и нажмите кнопку «объединить» *

*название может отличаться в зависимости от прошивки телефона

Что происходит при исходящем звонке новому клиенту?

• При исходящем звонке новому клиенту создается новый ЛИД. Просмотреть его можно в CRM-> Лиды

Что происходит при исходящем звонке уже введенного в систему клиента?

• Данный разговор записывается в карточку клиента, который уже заведен в базу, и прослушать его можно если перейти в его карточку.

Заключение

Битрикс24 идеально подойдет для малого бизнеса и начала коммерческой деятельности. Удобный интерфейс Б24 и возможность синхронизации с 1С, Офис и Гугл позволяет запустить любой проект или стартап. Дополнительным преимуществом считается также бесплатный тариф, и подробная инструкция как пользоваться Битрикс24 в виртуальном помощнике портала.