- Основные функции системы электронного документооборота
- Что будет, если не подключить ЭДО
- Что такое ЭДО
- Для чего нужен ЭДО
- Что можно отправлять через ЭДО
- Формализованные документы
- Виды электронных документов
- Варианты ЭДО
- 3. Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний
- Как ввести электронный документооборот?
- Как организовать электронный документооборот внутри компании?
- 1. Электронные архивы
- Как организовать хранение электронных документов?
- 2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)
- Подытожим
- Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
- Выберите решение для ЭДО
- Плюсы и минусы ЭДО
- Замените бумажные документы электронными
- Роуминг с другими операторами ЭДО
- Как перейти на ЭДО с контрагентами
- Преимущества ЭДО
- Недостатки ЭДО
Основные функции системы электронного документооборота
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
-
регистрация документов;
-
контроль исполнения документов;
-
создание справочников и работа с ними;
-
контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
-
создание и редактирование реквизитов документов;
-
формирование отчетов по документообороту предприятия;
-
импорт документов из файловой системы и Интернета;
-
создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
-
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
-
электронное распространение документов;
-
работа с документами в папках;
-
получение документов посредством сканирования и распознавания.
-
уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Что будет, если не подключить ЭДО
Без ЭДО вы рискуете остаться без товара. С марта ни один поставщик обуви не сможет отгрузить товар по старинке. А с июля без системы ЭДО нельзя будет продавать табак. Если вы хотите торговать маркированным товаром, вам в любом случае придётся перейти на электронный документооборот.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.
Для чего нужен ЭДО
Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.
Также благодаря ЭДО можно:
- Экономить время. Больше не нужно ждать курьера или самостоятельно отправлять документы по почте. Также заполнять их в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
- Экономить деньги. Чтобы отправить документ, вам не нужно тратиться на курьера или покупку конвертов, а также бумагу и картриджи. Еще не нужно тратить деньги на содержание архива.
- Сохранить конфиденциальность. При передаче между контрагентами ценные бумаги не потеряются и будут доступны в защищенном личном кабинете в любое время. Они не будут дублироваться и не попадут чужим людям.
- Своевременно отправлять документы. Контрагент получит документ сразу после того, как его перешлет отправитель.
- Обмениваться в любое время. Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.
Что можно отправлять через ЭДО
Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.
С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.
Формализованные документы
Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.
К формализованным относятся:
- универсальный передаточный документ — УПД;
- корректировочный УПД;
- счёт-фактура;
- корректировочная счёт-фактура;
- накладная по форме ТОРГ-12;
- акта приема-сдачи работ или услуг.
К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:
- в установленном приказом ФНС актуальном формате.
- в собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
- в утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.
При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.
Виды электронных документов
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.
Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.
Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.
Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.
Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.
Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.
Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Варианты ЭДО
Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.
Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.
3. Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний
Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.
Как ввести электронный документооборот?
На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.
На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от
06.04.2011 №63-ФЗ (ред. от30.12.2015 ) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.
Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.
На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.
Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от
Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами.
Как организовать электронный документооборот внутри компании?
Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.
Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.
Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения,
К таким документам относятся:
- требования о представлении пояснений;
- уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
- уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
- налогового уведомления;
- решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения о проведении выездной налоговой проверки;
- иные документы.
Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.
1. Электронные архивы
Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.
Как организовать хранение электронных документов?
Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от
Каким образом необходимо хранить документы?
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.
Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.
Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.
Формат описи может выглядеть следующим образом:
Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя структурного подразделения |
||
Подпись | Расшифровка | |
Дата подписи | ||
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ |
||
Подпись | Расшифровка | |
Дата подписи | ||
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) |
||
Подпись | Расшифровка | |
Дата подписи | ||
В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.
В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.
В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется
2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)
Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.
Подытожим
- ЭДО — это электронный документооборот. Перейти на него должны все производители и продавцы маркированных товаров.
- Чтобы подключиться к ЭДО, нужно зарегистрироваться на сайте оператора, получить идентификатор и подписать дополнительное соглашение с вашим поставщиком. После этого вы сможете получать документы на товар в электронном виде.
- Вместе с маркированным товаром вместо бумажно накладной вы будете получать универсальный передаточный документ (УПД) — это сразу накладная и счёт-фактура.
- В момент приёмки товара сканируйте коды маркировки 2D-сканером и сверяйте с кодами в УПД. Если всё сходится, подтверждайте приёмку, если нет — пишите поставщику, что нужно исправить.
Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Выберите решение для ЭДО
Обменивайтесь юридически значимыми электронными документами с любого компьютера из любой точки мира.
Мобильное приложение Файлер — бесплатное дополнение к онлайн-сервису Файлер. Синхронизирует все данные с вашей учетной записью в Файлере.
Оба решения поддерживают обмен УПД с маркированным товаром.
Программа для обмена электронными документами и данными по маркированным товарам с вашими партнерами и госсистемами.
Плюсы и минусы ЭДО
Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.
![]() |
![]() |
---|---|
|
|
Замените бумажные документы электронными
- Электронные документы проще подписывать и хранить
- Быстрая отправка и гарантированная доставка документов
- Документы всегда «под рукой»
- Доставка намного дешевле и занимает секунды
суд, ФНС и другие госорганы примут их без труда
Роуминг с другими операторами ЭДО
Неважно, какой системой ЭДО пользуется ваш контрагент. Мы одинаково быстро и надежно
обмениваемся документами со всеми системами.
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Стандартная практика перехода организации на ЭДО предусматривает подготовку регламента — внутреннего акта, который урегулирует порядок работы с документами и соответствующие процессы. Также он служит инструкцией для всех сотрудников.
Каждая организация разрабатывает свой регламент, учитывая свою специфику, бизнес-процессы, используемые документы и так далее. Регламент не является обязательным документом, но если документооборот объёмный, разнообразный и многоуровневый, в компании много подразделений и сотрудников, то он необходим для упорядочивания работы.
Второй этап — согласование перехода на ЭДО с контрагентами.
Помимо контрагентов, в систему ЭДО можно включить взаимодействие с государственными органами и внебюджетными фондами. Порядок подключения нужно уточнять в соответствующем ведомстве. ПФР, в частности, требует направления письменного заявления о подключении к ЭДО и заключения соглашения. Такое решение обеспечивает взаимодействие как с контрагентами, так и с другими контактами организации в рамках единой системы — корпоративного программно-технического решения и предоставленных оператором ЭДО сервисов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
- автоматическое упорядочивание – каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
- ускорение работы – справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
- отслеживание – в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
- поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
- планирование – можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
- удаленный доступ есть круглосуточно – обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
- максимально быстрый поиск – по ключевым словам в базе данных;
- практичная экономия – не приходится тратиться на распечатку.
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
- начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
- время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
- обязательное обучение задействованных сотрудников;
- наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
- обеспечение общей безопасности – разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
- необходимость регулярного резервного копирования;
- поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).
- https://www.audit-it.ru/terms/agreements/edo_elektronnyy_dokumentooborot.html
- https://zhiza.evotor.ru/edo-dlya-markirovki-chto-eto-i-kak-podklyuchitsya/
- https://edo.ru/baza-znaniy/kak-podklyuchitsya-k-elektronnomu-dokumentooborotu
- https://Pro-RKO.com/elektronnyj-dokumentooborot-chto-eto-takoe-funkczii-sistemy-edo/
- https://zakupkihelp.ru/raznoe/chto-takoe-elektronnyj-dokumentooborot.html
- https://www.klerk.ru/buh/articles/455021/
- https://SBIS.ru/articles/chto_takoe_edo
- https://taxcom.ru/dokumentooborot/
- https://bankstoday.net/last-articles/chto-takoe-sistema-elektronnogo-dokumentooborota-i-zachem-ona-nuzhna
- https://iitrust.ru/articles/expert/elektronnoe-vzaimodeystvie-s-kontragentami-kak-eto-rabotaet-i-kak-pereyti-na-edo/
- https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-chto-eto-takoe-i-kakie-byvayut-sovremennye-sed-primery-opisani/