Работа со столбцами, строками и ячейками в Гугл таблицах – объединение, группировка столбцов и строк

Содержание
  1. Встроенные возможности Google Docs
  2. Сортировка и навигация
  3. Лайфхаки для работы с текстом
  4. Проверка правописания
  5. Быстрый поиск
  6. Плюсы и минусы Google Docs
  7. Быстрый переход в меню «скрытых» команд
  8. Настройка стилей в Google Документах
  9. Создание заметок с помощью Google Keep
  10. Добавить подпись
  11. От идеи в Google Keep до черновика в Google Docs
  12. Предсказания
  13. История изменений в Google Docs
  14. Отправка сообщений
  15. Конвертация в Word документ
  16. Закрепляем строки в таблице Google
  17. Одной верхней
  18. Несколько строчек
  19. Анализируем свой словарный запас с Word Cloud
  20. Чек-листы
  21. Держи счетчик слов перед глазами
  22. Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
  23. Горячие клавиши
  24. Рабочее пространство в Google Таблицы
  25. Диаграммы и графики в «Google Таблицах»
  26. Просмотр старых версий документов Google
  27. Голосовой ввод
  28. Скачивание изображений
  29. Оформление
  30. Фильтруем и сортируем данные в Google Таблице
  31. Форматы и форматирования в Google Таблицах
  32. Функции, функции и еще раз функции в Google Таблицах
  33. Создавай собственное автосокращение
  34. Как закрепить первый столбец в Гугл таблицах
  35. Интеграция с другими инструментами Google
  36. Взаимодействие с Google Forms
  37. Интеграция с Google Analytics
  38. Редактирование в офлайн-режиме
  39. Найти и вставить в один клик
  40. Как закрепить несколько столбцов в Гугл таблице
  41. Возможность показать фрагмент текста нужному человеку
  42. Как подключить новые шрифты в Google Docs
  43. Использование дополнений
  44. Закрепление сносок на материалы из Интернета
  45. Раздавай задачи конкретным людям
  46. Сократи количество красных подчеркиваний
  47. Набор голосом
  48. Заключение

Встроенные возможности Google Docs

Посмотрим на функционал, который был в Google Docs изначально, даже если вы об этом и не подозревали. Благо, разработчики вместили в сервис максимальное количество возможностей, которыми обладает привычный Microsoft Office.

Сортировка и навигация

Вопрос сортировки решает «цветной» лайфхак с маркировкой папок (правая кнопка мыши на папке → Изменить цвет).
Визуально упрощает навигацию среди документов. У меня основные рабочие папки отмечены синим цветом, сторонний проект — зеленым, личные без заливки, а что-то срочное — красным. Так при открытии Google Диска я легко нахожу, что мне нужно, и сразу вижу папку со срочными документами, которыми надо заняться в первую очередь.
Самые часто используемые материалы я помечаю (правая кнопка мыши → Добавить пометку). На сам Google Диск я захожу по ссылке на раздел Помеченных файлов. Таким образом мне не надо каждый раз скролить десятки папок и файлов в поиске того единственного.

Лайфхаки для работы с текстом

1
Автозамена
По умолчанию в Google Документах настроено автоматическое распознавание ссылок (все они становятся активными), списков (форматируются) и замена прямых кавычек (“”) парными (“”) + ряда других символов типа (с) на © и ¼ на ¼. Дополнительно можно настроить автозамену любых слов и символов для любого языка.
Чтобы сделать это, выберите в меню ИнструментыНастройки… и у вас откроется окно настройки автозамены в файле.
2
Комментарии и советы
Чтобы добавить комментарий, выделите участок текста и нажмите на появившийся значок Добавить комментарий. Однако гораздо более удобным способом работать над текстом является функция «Посоветовать».
Работаете в соавторстве, редактируете чужую статью и хотите оставить примечание? Переключитесь в режим Советовать и просто дописывайте свой текст или комментарий в нужном месте. Также вы сможете удалять слова/абзацы, заменять их, в общем — для редакторов самое оно.
3
Горячие клавиши
Во-первых, в Google Docs работает большинство стандартных команд типа Ctrl + C и Ctrl + Z. Во-вторых, есть свои уникальные команды, к примеру, статистика открывается комбинацией Ctrl + Shift + c. Чтобы открыть полный список горячих клавиш, нажмите в документе Ctrl + /.
4
Встроенный словарь
Если нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Y, справа откроется панель встроенного словаря. Здесь вы сможете быстро найти толкование любого слова, а заодно уточнить его род и правильное ударение. Гораздо проще, чем переключаться между вкладки при каждой необходимости загуглить термин.
5
Поиск по меню
Забыли, в каком разделе меню нужная вам функция, нет времени копаться и искать? Нажимайте Alt + /, автоматически откроется меню Справка, а курсор будет помещен в поисковую строку. Вот только поиск будет осуществляться не по самой справке Google, а по меню.
6
Заглавные буквы
Случайно нажали Caps Lock и не глядя набрали приличный объем текста капсом? Или пишете заголовки в стиле Genius Marketing — каждое слово с заглавной буквы? В любом из случаев изменить регистр можно, выделив нужный участок текста и нажав ФорматЗаглавные буквы. Вуаля, и никакого переделывания вручную.
7
Закладки
Читаете книгу в Google Docs? Проверяете огромный текст, разбивая работу на этапы? Хотите направить кого-то сразу к нужному моменту в документе? Нажмите ВставкаЗакладка. После этого вы сможете сохранить/отправить ссылку на конкретное место в документе — очень помогает в навигации!
8
Оффлайн доступ Google Docs
Работаете в Google Docs и не хотите прерываться, если пропадет Wi-Fi? Чтобы настроить оффлайн доступ к документам нужно зайти в настройки своего Google Drive. В разделе “Общие” поставьте галочку возле “Оффлайн доступ”. После этого вы сможете работать с документом даже вотсутствии интернета!

Проверка правописания

Для того чтобы проверить ошибки в правописании, перейдите на вкладку «Инструменты» «Проверка правописания». В открывшейся небольшой панели вы списком увидите все найденные ошибки, и предложенные варианты замены.

Быстрый поиск

Найти тот или иной файл или папку можно легко и быстро, если ввести ключевую фразу в строку поиска вверху. Маленькая стрелочка справа поможет уточнить критерии поиска:

  • тип файла (папка, документ, фотография, PDF и так далее);
  • открыть с помощью Google Docs, Google Drawing, Google Sheets, любым установленным аддоном;
  • владелец (я, не я, кто угодно).

Ещё одна штука, упрощающая поиск, — использование точной цитаты, относящейся к файлу, который хотите найти. Google Drive откроет документ и подсветит использованную поисковую фразу. Кроме того, как и при гуглении, можно применять булевы операторы вроде or для расширения границ поиска.

 

Плюсы и минусы Google Docs

Сравнивать будем с главным конкурентом – MS Word.

Преимущества:

  • Сервис бесплатный. Конечно, Word можно «спиратить» и он тоже станет бесплатным. Но в коммерческих организациях этим заниматься нельзя – можно попасть на серьезный штраф или еще хуже.
  • Все хранится в облаке. Если компьютер сломался или завис – информация останется целой. MS Word тоже может работать с облачным хранилищем, но Google использует его по умолчанию.
  • Простой обмен файлами. Отправили ссылку – человек получил документ. Это экономит кучу времени вам, вашим коллегам и клиентам.
  • Инструменты для коллективной работы. Над одним файлом может работать несколько человек одновременно. При использовании Word это сделать чуть сложнее, но тоже возможно.
  • Удобная история изменений. Удалили что-то важное, а потом написали еще 2 страницы текста? Нажимать Ctrl + Z 1000 раз вам не потребуется.
  • Голосовой ввод. Устали глаза? Хочется поработать, лежа на диване? Просто надиктуйте текст искусственному интеллекту Google. Он довольно хорошо понимает русскую речь, а главное – постоянно обучается этому.
  • Кроссплатформенность. Google Docs работает на любом устройстве с любой операционной системой, в которой есть привычный веб-браузер.

Недостатки:

  • Работает медленнее. Особенно с объемными текстами при низкой скорости интернета. Там, где Word «летает», Google Docs может начать спотыкаться.
  • Зависит от аккаунта. Все документы хранятся на облаке, которое привязано к вашей учетной записи. Лишитесь доступа – лишитесь всего.
  • Зависит от разработчика. Если «Роскомнадзор» решит заблокировать Google, что будет с вашей работой? Впрочем, проблема решается резервными копиями в docx-формате.
  • Зависит от интернета. Без доступа к сети вы не сможете ничего открыть. За исключением файлов, которые хранятся в кеше.

Сервис очень хорош. Многие из тех, кто его пробовал, поначалу плевались, а потом внезапно удаляли Word.

Быстрый переход в меню «скрытых» команд

Google Docs похож на другие офисные пакеты. Возможно, он попроще Microsoft Word, но в меню тоже множество полезных команд. Нажмите «Alt + /», чтобы перейти к поиску по меню. Введите в открывшемся поле то, что ищите, и функция запустится.

При помощи поиска по меню можно обнаружить и другие инструменты редактирования, имеющиеся в Google Docs.

Настройка стилей в Google Документах

У вас есть какие-то предпочтения к оформлению документов? Например, размер обычного текста 14 пунктов, шрифт Times New Roman. Заголовки – 18 пунктов, жирные.

Вы можете сохранить эти настройки, чтобы Google Docs применял их по умолчанию ко всем новым документам. Для этого выберите нужный стиль (например, заголовок) на панели инструментов и напишите что-нибудь.

Выделите текст и задайте нужные параметры. Укажите шрифт, размер, цвет, задайте междустрочный интервал, добавьте эффекты.

Не снимая выделение с текста, откройте список стилей и наведите курсор на выбранный стиль. Появится стрелка, открывающая дополнительное меню. Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».

Теперь все заголовки в документе будут создаваться с указанными параметрами.

Если вы хотите, чтобы правило распространялось и на другие файлы – откройте список стилей. Выберите раздел «Настройки» и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».

Когда вы создадите новый документ – в нем уже будут доступны настроенные вами стили.

Создание заметок с помощью Google Keep

Интегрируйте ваш документ с сервисом заметок Google Keep, и вы сможете делать различные заметки в документе, точно как в блокноте.
Чтобы открыть панель с вашими заметками, где вы в дальнейшем можете хранить отрывки текста, уведомления, напоминания, и ссылки, выделите текст и, щелкнув правой кнопкой мышки, сохраните его в Google Keep.
Кроме того, расширение позволяет перенести текст заметок в новый созданный файл («Google Keep» «знак …» «Скопировать в Google Docs»)

Добавить подпись

Нет, кое-где в офисах еще стоят факсы, готовые принять документ, заверенный твоей подписью, но и в Google Docs оставить автограф не сложнее, чем сказать «Стартуем!».

В разделе «Вставка» найди «Рисунок» и нажми «Новый». Затем мышкой выбери пиктограмму «Линия» и в ней пункт «Рисование». Готово. Можешь оставлять подпись на документе. Да, мышкой или на трекпаде сперва может быть не очень удобно вырисовывать автограф, но тут уже дело сноровки.

От идеи в Google Keep до черновика в Google Docs

Google Keep — прекрасный сервис для создания и хранения заметок. Его лучшие функции: возможность надиктовывать заметки и распознавать текст с фотографий. Но знаете ли вы, что можно в один клик заметку превратить в документ?

Благодаря такому экспорту можно редактировать и «полировать» свои идеи уже в Google Docs. Незаменимо для студентов и пишущих людей — немало экономит время.

Предсказания

В электронных таблицах многое строится на подсчете, формулах и функциях. Вы наверняка знакомы с такими формулами как SUM, AVERAGE или ROUND, поэтому сегодня мы расскажем нечто более захватывающее.

Функция FORECAST, или ПРЕДСКАЗ в русской локализации, выстраивает прогноз того, как будут заполнены последующие клетки, исходя из заполнения предыдущих. Машинный подсчет будет несколько груб, но он может обрисовать тенденцию.

Попробуем предсказать изменение аудитории сайта. Для этого возьмем данные о посещении и запишем их рядом с номером соответствующего месяца. Добавим еще пару строк для месяцев, которые будем предсказывать:

Затем в ячейке B8, где мы хотим увидеть данные на будущее, прописываем такую формулу:

=ПРЕДСКАЗ(A8;$B$2:$B$8;$A$2:$A$8)

Где:

ПРЕДСКАЗ — это сама формула;

A8 — это показатель, для которого будет рассчитываться результат формулы;

$B$2:$B$8 — это диапазон известных данных, на основе которых Google Spreadsheets составляет прогноз;

$A$2:$A$8 — это независимые данные, в нашем случае – месяца.

Знак $ нужен, чтобы формула не «сползла» в случае переноса.

В результате таблица показывает, как аудитория сайта вырастет, если продолжать работать в обычном темпе.

История изменений в Google Docs

Представьте ситуацию: вы неделю писали крутейший лонгрид, а затем удалили его часть. Потом добавили еще немного и вдруг решили, что прошлый вариант был все же лучше. Расстроились и пытаетесь вспомнить, что же там было? Зря.

Откройте меню «Файл» и нажмите «История версий»

В правом нижнем углу есть кнопка «Более подробно». Нажмите на нее.

Откроется огромная история версий документа. Вы можете выбрать любой этап и посмотреть, чем он отличается от текущего текста. Отсюда можно скопировать удаленные фрагменты или просто откатиться к нужной версии.

Это одна из лучших функций Google Документов!

Отправка сообщений

Если вам необходимо быстро и не закрывая документ, отправить сообщение соавторам, с которыми вы работаете над данным документом, то перейдите в меню «Файл» «Написать соавторам» и введите своё сообщение. Это гораздо удобнее и проще, чем отправлять срочные сообщения через Gmail.

Конвертация в Word документ

Наверняка вы знаете что документы Word можно открывать и редактировать прямо в браузере через Google Docs. Но возможна и обратная конвертация — для начала убедитесь, что в настройках Google Docs у вас включен режим преобразования в документы Office. Для этого установите расширение для Chrome «Редактирование файлов Office».

Если вы закончили редактировать файл, вы можете сохранить его в виде документа (Для этого зайдите в меню «Файл», нажмите «Скачать как» и выберите нужный формат). Эта функция работает не только с текстовыми документами, но и с таблицами Excel и презентациями PowerPoint.

Закрепляем строки в таблице Google

Гугл Таблицы во многом уступают аналогичному решению от компании Microsoft – табличному процессору Excel. Так, для закрепления строчек в продукте поискового гиганта, что может потребоваться для создания шапки таблицы или заголовка, доступен всего один способ. При этом есть два варианта его реализации.

Одной верхней

Если про перетягивание границы вам не совсем понятно, есть и другой способ. Кликните по вкладке «Просмотр», нажмите «Закрепить» и выберите «1 строку».

Таким образом, получится сделать это с первой строкой в имеющейся таблице. Как видно из примера, при пролистывании страницы она всегда остается вверху.

Несколько строчек

Если нужно закрепить шапку в таблице, и она состоит из двух строчек, тогда снова откройте упомянутую вкладку, только выберите «Несколько строк». Рядом в скобках указано, сколько будет зафиксировано, в примере 2.

Теперь вся наша шапка неподвижна при пролистывании.

Может быть и так, что заголовки занимают три, четыре и больше строчек. В данном случае делаем следующее: поставьте курсив в любую ячейку последней строки заголовка. Например, у меня шапка состоит из 4 строк, поэтому выделяю любую ячейку, которая расположена в 4 рядке.

Дальше снова перейдите на вкладку «Просмотр» и выберите «До текущей строки». В скобках будет указан номер той, ячейку в которой мы выделили, в примере – 4.

Все данные, что находятся ниже выбранной ячейки можно листать, а шапка остается на месте.

Анализируем свой словарный запас с Word Cloud

Копирайтеры, блогеры, студенты и преподаватели могут использовать облако слов или облако тегов, чтобы быстро сориентироваться в содержании документа. Также это поможет увидеть, какими словами вы злоупотребляете.

Пользоваться облаком слов можно через то же меню. Оно будет отображаться в маленьком окне справа. Если документ не окончен, вы продолжаете редактирование, то время от времени нажимайте кнопку Refresh Cloud, чтобы обновлять облако тегов.

Tag Cloud Generator работает также в таблицах. Единственный минус — панель, где отображаются употребляемые слова, нельзя масштабировать.

Чек-листы

В Google Spreadsheets есть возможность превратить ячейку в чекбокс, благодаря чему таблица становится еще и чек-листом. Для этого выбираем в меню «Вставка — Флажок». Например, при подготовке выставочного стенда, чекбоксы можно добавить прямо в смету и мониторить готовность к мероприятию в одном документе. Чекбоксы пригодятся и для мониторинга эффективности команды: сотрудники могут записывать недельный план в общую таблицу и отмечать задачи по мере выполнения. А подсчитать продуктивность поможет формула:

=ЕСЛИОШИБКА(СЧЁТЕСЛИ(B1:B5 ; “TRUE”)/СЧЁТЗ(A1:A5);0)

Где:

ЕСЛИОШИБКА — сама формула.

СЧЁТЕСЛИ — формула подсчета выполненных задач

B1:B5 — ячейки, в которых находятся чекбоксы

“TRUE” — уточнение, что чекбокс должен быть отмечен

СЧЁТЗ — формула подсчета поставленных задач

A1:A5 — ячейки, в которые должны быть вписаны задачи

В итоге таблица сама посчитает, насколько сотрудник выполнил план

Держи счетчик слов перед глазами

Если приходится работать с документами, которые должны содержать точное количество символов, можно не перепроверять их постоянно через меню «Инструментов», а держать счетчик открытым.

Для этого нужно всего лишь установить галочку «Показывать статистику слов при вводе текста» в тех же «Инструментах».

Ну а если наоборот — не хочешь, чтобы статистика постоянно маячила перед глазами, но и бродить по меню не хочется, то ее можно вызвать командами «Control + Shift + C» (или «Command + Shift + C» на Mac).

Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление

Эти вещи вряд ли пригодятся копирайтерам, но будут очень полезны при работе с рефератами, дипломами, технической документацией и книгами (почему бы и не написать книгу в Google Docs?).

Номер страницы. Google дает 4 варианта на выбор:

  • Внизу;
  • Вверху;
  • Внизу, без первой страницы;
  • Вверху, без первой страницы.

По умолчанию номер находится в правом углу колонтитула, но вы можете переместить его куда угодно.

Сноска. Выделите слово и в разделе «Вставка» выберите пункт «Сноска» (либо нажмите Ctrl+Shift+F). В предложенном месте внизу страницы напишите комментарий.

Чтобы убрать сноску, нужно удалять ее номер, а не поле внизу страницы.

Колонтитул. Добавляет область (сверху или снизу), общую для всех страниц документа. Здесь можно указать информацию об авторе, самом документе, разместить ссылку и т.д. Сюда же помещается номер страницы, если вы его создали.

Оглавление. Создает список всех заголовков в тексте. Каждый из них – гиперссылка, которая переносит читателя в нужное место.

Горячие клавиши

Совет «используйте горячие клавиши» настолько банален, что его дают даже тренеры личностного роста и тайм-менеджмента. Доведенное до автоматизма использование горячих клавиш экономит время и требует меньшей концентрации внимания, чем поиск нужной функции в меню и выпадающих окнах. Если вы пока не освоили горячие клавиши, начните со списка ниже. А если уже встали на путь работы без мышки, все равно пробегитесь по списку из справки, там много полезного.

Рабочее пространство в Google Таблицы

Помимо панели инструментов и разлинованного листа, перед вашим взором располагаются еще несколько интересных областей на экране. Первая, о которой я хочу сказать – это так называемая «шапка». Помимо легко изменяемого названия (достаточно просто на него тапнуть), здесь располагаются вполне стандартные для офисного софта разделы. И как бонус – тайминг последнего изменения, нажав на который, вы попадете в историю выбранной таблицы. Очень полезная функция, если вы хотите что-либо перепроверить либо исправить.

Про горизонтальную и вертикальную нумерацию говорить много не буду. Главное помните о том, что в Google Таблице можно нажимать на все, а у каждой клавиши есть своя специальная функция. Например, выбрав один из столбцов (достаточно нажать на его заглавную ячейку), вы откроете следующий ассортимент действий:

Аналогичный пул действий будет доступен, если вы нажмете на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана. Они отвечаю за строки, что вполне логично. Без внимания у нас осталась еще одна зона рабочего поля Google Таблицы, она располагается в самом низу.

Это листы – все просто и во многом похоже на Excel или Numbers. Аналогичным образом, как со столбцами и строками, вы можете открыть дополнительную панель инструментов простым нажатием на заглавную ячейку.

Диаграммы и графики в «Google Таблицах»

Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.

Рассмотрим процесс создания диаграмм и настройки этого инструмента на примере сводной таблицы, которую мы сделали в предыдущем пункте. Переходим на нужную вкладку, заходим меню «Вставка» и выбираем пункт «Диаграмма». По умолчанию программа создает вот такой график. Справа вместо «Редактора сводной таблицы» откроется «Редактор диаграмм».

В визуальное представление попала строка «Итого» — сумма прибыли по всем каналам. Поскольку ее значение в несколько раз больше, чем по каждому каналу в отдельности, остальные столбцы диаграммы на фоне выглядят слишком мелко — анализировать и сравнивать неудобно. Поэтому для начала уберем эту строку с графика, отредактировав диапазон — кликаем по пиктограмме таблицы в строке «Диапазон данных» «Редактора диаграмм» и выбираем нужный.

Посмотрим, что еще мы можем сделать с диаграммой:

  1. Поменять тип. «Google Таблицы» поддерживают графики, столбчатые, линейные, точечные, круговые, древовидные, географические, каскадные, лепестковые и некоторые другие типы диаграмм. Пояснения, для каких задач лучше подходят конкретные типы есть в справке по «Google Таблицам».
  2. Изменить тип накопления — стандартный или нормированный. Этот параметр удобно использовать, когда в одном столбце диаграммы отображаются данные по нескольким критериям. Он активен не для всех типов диаграмм.
  3. Сменить диапазон значений.
  4. Добавить, удалить и изменить оси и параметры.

Основные манипуляции с диаграммой собраны на вкладке «Данные». На вкладке «Дополнительные» можно поменять внешний вид графика:

  • перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
  • поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
  • изменить фон диаграммы;
  • отредактировать название диаграммы и осей и т. д.

Настроек много, но все они интуитивно понятны.

Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты.

Просмотр старых версий документов Google

Сервис Google очень хорош помимо всего прочего ещё и тем, что сам хранит все версии каждого документа длительное время. Сколько конкретно, информации не накопал, но сам видел сохранённые копии за несколько месяцев! Вероятно сервис хранит вообще все версии каждого документа. Эта функция никак не настраивается, то есть этим управляет сам гугл.

Для начала откройте в гугле тот документ, старые версии которого хотели бы посмотреть и какую-то из них, вероятно, восстановить.

В самом верху, над панелью инструментов редактора, обычно сразу отображается ссылка «Последнее изменение …» и указан пользователь, который последним вносил в документ какие-то правки. Пример:

В Google диске с одним документом могут работать несколько пользователей сразу. Те, которым вы предоставляете доступ для редактирования. Об этом я рассказывал в отдельной статье, здесь »

Так вот, кликнув по этой ссылке, вы сможете сразу перейти к просмотру версий текущего документа и восстановлению нужной в случае необходимости.

Но бывает так, что такой ссылки вверху не отображается. Тогда есть второй вариант попасть на страницу просмотра версий документа: меню «Файл» — “История версий” — “Смотреть историю версий”.

На странице справа будут списком отображены все версии данного документа с указанием даты и времени изменений.

Кликнув на нужную версию, информация в открытом документе в предпросмотре изменится на ту, что соответствует выбранной версии. Пролистывая документ, вы увидите изменения в нём, например, текст, который ранее присутствовал и потом был удалён или наоборот. Эти изменения обозначаются различными способами, например, информация, которой в более свежих версиях документа уже нет, будет перечёркнута.

Можно перемещаться по изменениям в документе, пользуясь стрелками вверху, где указано общее количество правок.

Далеко не всегда удобно смотреть версии документа с включенным отображением сделанных изменений. К примеру, мне это совсем неудобно :) Мне хочется видеть чистый документ за выбранную дату и время, безо всяких вычёркиваний и прочей лабуды, которая чаще только мешается. Чтобы эти изменения не отображались, нужно отключить опцию «Показать изменения» внизу:

Теперь будете видеть документы без отображения правок.

Таким вот образом, можете перемещаться по разным версиям документа в поисках нужной.

Чтобы восстановить нужную версию документа, открыв её, нажмите вверху соответствующую кнопку «Восстановить эту версию».

В результате ваш текущий документ будет заменён на выбранную вами версию. Помните, что не всегда имеет смысл восстанавливать таким образом документ, порой достаточно открыть нужную версию для просмотра и просто скопировать какую-то информацию, которую ранее потеряли. Зависит от ситуации.

Для удобства, можно присваивать нужным версиям свои названия, чтобы затем легко их найти по своим названиям, не блуждая по всему списку с указанием только дат и времени. Чтобы версии задать название, щёлкните по кнопке меню рядом с ней (её называю ещё «гамбургер» :) ) и выберите «Указать название версии».

В итоге вы будете видеть вместо даты и времени заданное вами название данной версии документа.

Также указать название версии можно прямо во время работы над документом, выбрав меню «Файл» — “История версий” — “Указать название текущей версии”.

Голосовой ввод

Если по каким-то причинам, вы не можете набрать текст, вы всегда можете воспользоваться такой фишкой Google Диска, как «Голосовой ввод», доступной только в браузере Google Chrome. Для этого нажмите «Инструменты» «Голосовой ввод» или воспользуйтесь горячими клавишами Ctrl + Shift + S.
Для корректного отображения пунктуации в тексте, проговаривайте их словами, например: «точка», «запятая», «вопросительный знак» и т.д.
Кроме того, голосовой ввод станет прекрасным помощником при транскрибации аудио в текст и распознавании любых аудиозаписей. Для этого включите одновременное воспроизведение аудиофайла и голосового ввода.

Скачивание изображений

Как вставлять изображения в документ через ссылки вы уже узнали. Перейдя на вкладку «Файл» «Скачать» «Веб страница», вы также сможете загрузить изображение из ранее созданного не вами документа. Таким образом, вы получите файл в виде ZIP архива, который будет содержать текст в формате HTML и папки со всеми изображениями из исходника.

Оформление

По умолчанию таблицы выглядят унылыми и гнетущими. Глазу не за что «зацепиться», так что ряды цифр причиняют боль не только гуманитариям. Подружитесь со своими документами, сделайте их удобными для восприятия.

  1. Закрепите «шапку» таблицы. Если информация не помещаются на одном экране, пользователю приходится скролить туда-обратно в поисках строки или столбца, описывающих данные. Это объективно неудобно и нерационально. Поэтому выберите в меню «Вид — Закрепить» и настройте строки и столбцы, которые не будут пролистываться.
  2. Настройте выравнивание данных. Тексты стоит выравнивать по левому краю, ведь читаем мы слева направо. Числа же, наоборот, логичнее выстроить по правому краю, чтобы не сбивалась разрядность. К слову, разрядность устанавливается кнопками в меню редактирования.
  3. Удалите лишние ячейки. Зачем нагружать себя «белым шумом» пустых клеток, когда можно просто уменьшить таблицу? Законченная таблица, с четкими границами даст пользователю понимание, что вся нужна информация внутри этих границ и искать данные где-то ниже или правее бесполезно. Используйте аддон Crop Sheet, чтобы удалить пустые ячейки.

  1. Выделяйте данные цветом. Так вы сможете лучше ориентироваться в документе. При этом используйте светлые тона, на их фоне лучше видны надписи.

Фильтруем и сортируем данные в Google Таблице

Все необходимые для фильтрации или сортировки инструменты располагаются в шапке под названием вашей таблицы в разделе «Данные».

Вот, что после нажатия мгновенно перед вами откроется:

Как и всегда сортировка возможна либо по порядку, либо от конца к началу. Ее можно задать как для всей таблицы, так и для определенного столбца или диапазона. Однако будьте внимательны, а то поторопившись можно случайно отправить под сортировку еще и заголовки своей таблицы.

Для чего нужны фильтры? Они прячут те данные, которые сейчас не так важны. Например, вы загрузили в Google Таблицу квартальные отчеты всех отделов вашей компании, но проанализировать нужно лишь те, которые пришли за последний год. Выставляете соответствующий фильтр – готово, на экране осталась лишь необходимая информация.

Есть еще функция проверки и среза данных, но поиск информации об этом будет для вас факультативом, дабы не увеличивать и без того большую статью, которую вы уже наверняка устали читать.

Форматы и форматирования в Google Таблицах

Буду краток, форматы данных доступны самые разные:

  • текст или числа;
  • дата и время;
  • проценты;
  • финансы и валюты.

Есть и другие форматы, но все они образованы от тех, что я перечислил выше.

За подобные изменения отвечает специальный раздел, который расположен в «шапке» вашей Google Таблицы.

Перейдем к условному форматированию. Буквально пары кликов будет достаточно для того, чтобы изменить внешний вид вашей онлайн-таблицы. Изменить шрифт, его размер, задать курсив, цвет или выравнивание текста, ячеек, столбцов и строк можно на панели инструментов.

Автоматическое форматирование ячеек также можно задать в Google Таблицах. Вы можете, например, выделить столбец, в котором расположены даты и установить правило, что все четные дни – красные, а нечетные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку.

Функции, функции и еще раз функции в Google Таблицах

Чем онлайн-таблицы от Google хуже Excel? Верно, ничем. Поэтому функции есть и там, и тут. Одноименную кнопочку ищите в правой части панели инструментов вашей Google Таблицы.

Вставить функцию вручную также очень просто:

  • ставим сперва знак «=»;
  • затем пишем название буковками той функции, что нам сейчас нужна;
  • последнее и самое важное действие – заковав в скобки отмечаем диапазон данных.

Ну очень легко, говорю же!

Создавай собственное автосокращение

Если у тебя с коллегами взято за правило писать определенные слова определенным образом, можно настроить для них автозамену, выбрав «Инструменты», «Настройки», «Замены». Ну и там же можно настроить замену кавычек, значков копирайта, да и вообще любых букв и символов, что только есть в документе.

Как закрепить первый столбец в Гугл таблицах

Закрепление первого столбца ничем практически не отличается от закрепления первой строки, вам необходимо будет сделать одно простое действие.

Пройдите путь в меню: Вид -> Закрепить -> 1 столбец

Интеграция с другими инструментами Google

Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.

Взаимодействие с Google Forms

Обмен данными между «Формами» и «Таблицами» даже не нужно дополнительно настраивать — эта возможность есть в сервисах по умолчанию.

Чтобы создать новую «Google Форму» из интерфейса «Таблиц», зайдите в меню «Инструменты» → «Создать форму». По клику в новой вкладке откроется редактор Google Forms. Создадим простенькую форму с тремя вопросами со свободным ответом и вернемся в таблицу. Там появился новый лист «Ответы на форму (1)», в котором уже созданы 4 столбца. Три из них соответствуют вопросам формы — «ФИО», «Телефон» и «Адрес», четвертый — «Отметка времени» — в нее система внесет дату и время заполнения формы. Первая строка закреплена, чтобы при просмотре большого количества ответов заголовки столбцов всегда были на виду. Все, больше ничего настраивать не нужно — при заполнении формы, ответы сохранятся в таблице автоматически.

Если вы не создали таблицу для ответов заранее, все равно сможете выгрузить их в «Таблицу». Для этого в режиме редактирования формы перейдите на вкладку «Ответы» и кликните пиктограмму Google Sheets в правом верхнем углу.

По клику создается новая таблица с таким же названием, как и у формы.

У этой простой возможности массы способов использования в интернет-маркетинге. Информацию, которую вы собираете через формы, будь то ответы соискателей на вакансию, клиента по проекту или целевой аудитории по продукту, удобно просматривать в «Таблицах».

Интеграция с Google Analytics

Обмен данными с Google Analytics в Таблицах реализован через дополнение. Чтобы его подключить, откройте меню «Дополнения», выберите пункт «Установить дополнения» и найдите в открывшемся окне Google Analytics. Если не увидите его на первом экране, быстрее будет через поиск, потому что аддонов немало.

Наведите мышку на дополнение GA и кликните на появившуюся кнопку «Бесплатно+».

Во всплывающем окне выбираем аккаунт Google, у которого есть доступ к нужным проектам в «Аналитиксе», и подтверждаем разрешение на доступ. После этого в меню «Дополнения» появится пункт “Google Analytics”.

Google Analytics для начинающих: самое полное руководство в рунете

Попробуем выгрузить данные из GA в таблицу. Заходим в меню «Дополнения» → “Google Analytics” → “Create new report”. Справа откроется окно редактора отчетов. Заполняем название отчета (1), выбираем аккаунт (2), ресурс (3) и представление (4), затем — метрики (5) и параметры (6), которые хотим отобразить в отчете. Допустим, нам надо выгрузить в таблицу данные о посещениях по страницам и источникам трафика. Вводим метрики, параметры и кликаем “Create report”.

По клику в таблице автоматически создается новый лист “Report Configuration” с параметрами отчета. Чтобы создать сам отчет, еще раз заходим в «Дополнения» → “Google Analytics” и кликаем “Run reports”. Программа создаст новый лист и выгрузит запрашиваемые данные.

С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.

Следующий уровень мастерства — автоматизированные отчеты. Вы можете сначала создать отчет в «Таблицах» — настроить колонки и строки, прописать формулы в зависимости от конкретной задачи, затем настроить автоматическую выгрузку данных. Этот процесс можно отнести к продвинутым возможностям таблиц, поэтому здесь мы не будем подробно его описывать.

Редактирование в офлайн-режиме

Нет доступа в интернет? Вы все равно можете создавать и редактировать документы, просто они не будут автоматически сохраняться. При подключении к сети ваши правки синхронизируются и будут мгновенно сохранены.

Чтобы воспользоваться этой функцией, включите возможность редактирования в офлайн-режиме. Откройте главное меню Google Docs и зайдите в настройки (для этого нужно нажать в верхнем меню иконку с горизонтальными полосками). Выберите «Настройки» и включите переключатель напротив пункта «Офлайн-режим».

Перед тем как приступить к работе в офлайн-режиме, не забудьте авторизоваться в Google.

Найти и вставить в один клик

Благодаря инструменту Research вам не нужно покидать документ, в котором работаете, чтобы загуглить какую-то информацию. Ведь открытие новой вкладки в браузере тоже занимает время. Это встроенный инструмент позволяет находить и вставлять информацию в используемый документ или таблицу. Откройте Tools → Research (Ctrl + Alt + Shift + I).

Справа появится окно поиска. Там вы сможете в один клик поставить ссылку на цитату, вписав её вручную или просто выделив.

Доступные форматы цитирования: MLA, APA и Chicago.

Причём красиво обрамлённые цитаты — только одна из фишек Research Tool. Ещё можно ссылаться на статистические данные в таблицах. При использовании поиска можно также персонализировать выдачу, чтобы отображались ваши публикации в Google+, ваши письма и так далее. Для всего этого есть специальные фильтры.

Как закрепить несколько столбцов в Гугл таблице

Для закрепления двух столбцов пройдите в меню: Вид -> Закрепить -> Несколько столбцов (2)
Где цифра 2 в скобках означает, что закреплено будет два столбца

Для закрепление трех и более столбцов поставьте курсор в ячейку в нужном столбце и пройдите в меню: Вид -> Закрепить -> До текущего столбца(D)
В скобках будет указан столбец, до которого будут закреплены все столбцы начиная с самого первого столбца A. У меня это D, поскольку я поставил курсор в нем.

Возможность показать фрагмент текста нужному человеку

Создайте документ, выделите часть текста и нажмите на символ в виде облачка с плюсом. Откроется окошко для комментария. Поставьте в нем плюс и начните набирать адрес электронной почты нужного человека. Ему придет письмо с предложением посмотреть ваш документ.

Как подключить новые шрифты в Google Docs

По неведомым причинам Google не разрешает подключать новые шрифты русскоязычным пользователям. Не всегда, но такое случается. Откройте список шрифтов. Там, где у всех людей находится кнопка «Добавить», у вас может не быть ничего.

Но это не страшно – ограничение легко обойти. В меню «Файл» откройте вкладку «Язык» и выберите English. Не бойтесь, язык интерфейса не поменяется.

Теперь снова откройте список шрифтов – их станет больше раз в 5. И нужная кнопка «Другие шрифты» тоже появится. Нажмите на нее.

Отметьте нужные шрифты и нажмите «Ок», чтобы добавить их в ваш список.

Работать будут только те шрифты, что установлены в вашей операционной системе.

Если вы захотите использовать проверку правописания – не забудьте переключить язык документа обратно на русский.

Использование дополнений

Даже если вы давно пользуетесь Google Docs, вы наверняка ни разу не обращали внимание на пункт «Дополнения» в главном меню.

Среди дополнений можно найти много всего полезного, например, функцию форматирования для создания сценария и подбора рифм. Есть даже дополнение для аналитики внесенных изменений, который показывает, какой вклад внес каждый редактор документа.

Закрепление сносок на материалы из Интернета

Пожалуй, все знают, как вставить сноски в документ, научную статью, курсовую или дипломную работу. Но Google Dosc позволяет также вставлять ссылки напрямую из Интернета. Для вставки щелкните вкладку «Инструменты», перейдите в «Расширенный поиск» и далее найдите нужную публикацию в интернете. Нажав на значок с кавычкой, вы добавите сноску прямо в ваш документ.

Раздавай задачи конкретным людям

Ну вот, добрались до правок. Если над документом работает сразу несколько человек, можешь выдавать правки и задания персонально каждому. Для этого в правом верхнем углу экрана нажми на пиктограмму с изображением карандаша, выбери пункт «Советовать», и в нем можно будет, введя адрес почты конкретного человека, отправить правку непосредственно для него.

Сократи количество красных подчеркиваний

И опять про конкретные слова. Если ты уверен, что определенное слово пишется определенным образом, например чья-то фамилия или специфический термин, а Google принимает его за ошибку, можно добавить это слово в личный словарь.

Он находится в разделе «Инструменты», «Орфография и грамматика», «Пользовательский словарь». Ну или если слово уже подчеркнуто как ошибка, сразу нажать на него правой кнопкой мыши и внести в словарь.

Набор голосом

Да, Google умеет и такое. К сожалению, пока он не способен расшифровывать аудиофайлы, например, если какой-то негодяй прислал тебе полуторачасовой войс. Но надиктовать текст голосом самому уже можно.

Нужно выбрать «Инструменты», «Голосовой ввод» и убедиться что твой микрофон включен. Все, можешь набирать текст голосом, а Google расшифрует.

Заключение

Из этой небольшой статьи вы узнали о решении такой простой задачи, как создание шапки путем закрепления строчек в Google Таблицах. Несмотря на то что алгоритм выполнения этой процедуры в вебе и мобильном приложении существенно отличается, сложным его точно не назовешь. Главное, запомнить расположение необходимых опций и пунктов меню. К слову, точно таким же образом вы можете зафиксировать и столбцы – просто выберите соответствующий пункт в меню вкладки «Вид» (ранее – «Просмотр») на десктопе или откройте меню команд на смартфоне или планшете.

Источники

  • https://serpstat.com/ru/blog/9-hitrostej-i-11-dopolnenij-dlya-google-docs-hakni-rabochuyu-rutinu/
  • https://zen.yandex.ru/media/peopleslife/17-laifhakov-dlia-produktivnoi-raboty-s-google-docs-5eb94a7e8a5b343ca05aa312
  • https://Lifehacker.ru/10-trukov-v-google-docs/
  • https://TexTerra.ru/blog/polnoe-rukovodstvo-po-google-docs.html
  • https://www.MaximOnline.ru/skills/lifehacking/_article/12-poleznykh-khitrostei-dlya-pokoreniya-google-docs/
  • https://spark.ru/startup/ringostat/blog/49060/9-prostih-no-vazhnih-lajfhakov-po-rabote-s-google-tablitsami
  • https://rb.ru/story/google-docs-tips/
  • https://lumpics.ru/how-to-fix-lines-in-google-table/
  • https://inetfishki.ru/servisy-google/kak-zakrepit-odnu-ili-neskolko-strok-ili-stolbcov-v-gugl-tablice.html
  • https://checkroi.ru/blog/google-tablicy-gayd-dlya-novichkov/
  • https://TexTerra.ru/blog/google-tablitsy-bolshoy-gayd-dlya-novichkov.html
  • https://serfery.ru/kompyuternaya-gramotnost/kak-posmotret-i-vosstanovit-starye-izmeneniya-v-dokumentax-google/
  • http://google-suite.info/zakreplenie-strok-i-stolbcov-v-gugl-tablicax/

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Лайфхаки на каждый день, полезные советы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: