To-Do List, который хочется выполнить: составляем и используем список задач правильно

Мозговой штурм

Для начала стоит определиться со средством составления пресловутого списка. Если Вы целый день не выпускаете смартфон из рук, то именно он станет Вашим помощником в этом деле. Использовать можно как встроенные заметки, так и специализированные программы. Некоторые из этих программ даже синхронизируют Ваш список задач на компьютере и смартфоне (например, Wunderlist, Any Do, Microsoft One Note и другие). Если же Вам претит постоянно глазеть на экраны, то Вы можете составлять To-Do List по старинке, с помощью ручки и бумаги. Главное, чтобы само составление списка не выводило Вас из себя, иначе все будет бесполезно!

Выбрав способ создания, Вы должны внести в Ваш список задач все, что Вы планируете сделать: от принятия душа до презентации на следующей неделе и подарка маме на день рождения через три месяца! Разумеется, эти задачи различаются по своей природе, важности и времени, которое на них придется потратить. Не беспокойтесь о сортировке и маркировке этих задач, к этому вопросу мы подойдем чуть позже, а пока просто запишите все Ваши дела и желания. Таким образом, Вы освободите свою голову от этих вопросов и будете уверены, что ничего не забыли! Этот длиннющий список, даже не отсортированный, мы будем считать основным.

Далее следует разгрузить Ваш список задач, делегировав из него все, что можно перепоручить, другим людям. Не бойтесь просить помощи, это очень важно, если Вы «зашиваетесь» по времени и не успеваете сделать все. В таких ситуациях человек обычно распыляется на мелкие дела, попросту забывая о более важных.

Приводим список задач в порядок

Создайте категории в своем основном To-Do списке, например, «Рабочие задачи» и «Домашние дела». Когда Вы раскидаете Ваш список задач по категориям, Вам станет намного проще концентрироваться на каждой из них. И не забывайте, что каждая из этих категорий должна быть на виду в свое время: не имеет смысла размышлять над списком домашних дел, пока Вы сидите в офисе и выполняете рабочие задачи! Чтобы стать более продуктивным, отгородитесь от внешнего шума и сконцентрируйтесь на списке тех задач, которые наиболее актуальны в данный момент времени.

Составляйте список задач на текущий день из основного, а когда составите – отложите основной список в сторону. Это просто: забивая свою голову будущими проблемами, Вы не даете уму спокойно решать сегодняшние! Таким образом, Вы перестанете чувствовать свою непродуктивность относительно задач, которые Вам только предстоит решать в обозримом будущем. Будьте реалистами: ближайшие 24 часа стоит посвятить задачам, которые можно решить за этот промежуток времени. Причем, желательно, чтобы таких задач на день было не больше десяти, а еще лучше – пяти. Если Вы не знаете, с какой задачи начать, вообразите свой день вплоть до момента, когда ложитесь спать и выберите задачу, которую точно хотели бы завершить до этого времени. Она и будет возглавлять список задач на сегодня!

Заложите время на выполнение каждой задачи из текущего списка. Но будьте реалистичными при этом: если Вы заложите слишком мало времени на какую-либо из задач, к Вам снова вернутся негативные чувства непродуктивности и потерянного времени, а вместе с ними и стресс! Здраво обдумайте, сколько времени займет выполнение каждой задачи из списка, и планируйте день, исходя из этого. Не забывайте вставлять перерывы по 15-20 минут между задачами. Мозг должен отдыхать, чтобы эффективно переключаться между делами!

Может прозвучать как излишество, но Ваш список задач должен выглядеть аккуратно и эстетично. Это поможет Вам избавиться от напряжения, когда Вы в него заглядываете, и поменять отношение этому важному элементу Вашей жизни. Важно, чтобы список своим видом мотивировал Вас!

Как составлять задачи в ToDo.txt

Принцип ToDo.txt гласит, что ваши задачи хранятся в текстовом документе todo.txt. Просто записывайте дела в файл (один пункт на одну строчку). Вдобавок вы можете снабжать их тегами и приоритетами для большей информативности. Вот пример самого простого списка, составленного в «Блокноте»:

Определение приоритетов

В ToDo.txt можно назначать задачам приоритеты. Таким образом вы будете видеть, какие дела особенно важны, а какие нет, не вчитываясь в содержимое пунктов. Чтобы назначить приоритет, поставьте перед пунктом букву A, B, С и так далее, заключив её в скобки. Вот как это будет выглядеть:

Большинство клиентов ToDo.txt могут сортировать ваши задачи по приоритетам, поэтому не забывайте проставлять их. Это, в принципе, необязательно, но полезно.

Группировка задач по проектам

Дела стоит группировать по проектам или темам, к которым они относятся: это позволит быстрее в них разбираться. Чтобы отнести задачу к тому или иному проекту, поставьте после неё знак + и сразу же, без пробела, укажите какое‑нибудь слово. Например так:

Как стало понятно из последнего пункта, одна и та же задача может относится к двум и более проектам.

Установка задач

Я использую Microsoft To Do в первую очередь для мелких и периодически повторяющихся задач. Например, для напоминаний об отправке показаний счётчиков воды и электричества в Управляющую компанию. При установке задачи выбираем дату, время и периодичность напоминания. Всё, теперь при наступлении срока приложение выведет push-уведомление с напоминанием. Система напоминаний довольно гибкая: ежедневная, раз в несколько дней, неделю, месяц или год. Если вдруг захотите, чтобы напоминания выходили раз в 11 дней – без проблем.

Недостатки

Главный минус приложения – невозможность поставить регулярные напоминания на конкретное число каждого месяца. Например, чтобы напоминания выходили только 8 числа, вне зависимости от того, какой месяц на дворе: февраль или июль. Написал разработчикам просьбу добавить такую функцию.

Приложения для различных платформ

Десктоп (Linux, Windows, Mac OS)

Приложение для Windows называется todotxt.net, его можно скачать на Гитхабе (на выбор — установщик или портабельную версию). Интерфейс минималистичный, управление в основном привязано к горячим клавишам. Большинство действий выполняется нажатием одной клавиши (например, N для создания новой задачи, U для апдейта существующей и X для завершения задачи).

Для Мака тоже имеется свое приложение. Оно также минималистично и легко управляется горячими клавишами. Во многом повторяет функционал вышеописанного приложения для Windows, но есть и некоторые различия. Есть поддержка даты выполнения (due:), пороговой даты (t:), повторяющихся задач (rec:), скрытых задач (h:1). Позволяет архивировать выполненные задачи в отдельный файл done.txt.

Это только самые популярные решения, есть и другие (с их списком можно ознакомиться на главной странице todotxt.org). Например, есть еще кросс-платформный Todour.

В общем, концепция популярная и выбор приложений для работы с ней довольно широк, найдется вариант на любой вкус.

Также имеется расширение для Chrome, которое в том числе может работать в оффлайне как standalone-приложение.

Наконец, под Linux (а точнее для моей любимой Ubuntu) имеется индикатор на панель todo-indicator.

sudo add-apt-repository ppa:nilarimogard/webupd8 sudo apt-get update sudo apt-get install todo-indicator

Мобильные платформы (Android, iOS)

Под Android имеется официальное приложение от todotxt.org (оно платное, но стоит копейки). Если же оно по каким-то причинам вас не устроит — по запросу «todo.txt» вы найдете в Play-маркете огромное количество других приложений на любой вкус.

Из бесплатных неофициальных приложений под Android наиболее популярен Simpletask.

Большинство мобильных приложений (включая упомянутые выше) из коробки синхронизируются через Dropbox и другие облачные сервисы. Таким образом, можно использовать один и тот же файл todo.txt для работы на десктопе и мобильном телефоне.

Под iOS есть свое приложение.

Приоритеты

Ваш список задач должен в состоянии дать вам знать, какие именно задачи являются наиболее важными и первостепенными для выполнения. В идеале первоочередные задачи должны автоматически отображаться в верхней части списка.

Строить планы

Упорядочить будни